- FORMIRANJE TERMINA PRVI PREGLED
– telefonski dogovoriti pregled s pacijentom
– najbitnije je saznati IME, PREZIME, BROJ TELEFONA da bismo mogli upisati u karton Winacta i Pipedrive
– tijekom razgovora pokušati saznati što više informacija o pacijentu i formirati PROFIL PACIJENTA u bilješkama Winacta :
- od kuda je-mjesto boravišta i mjesto prebivališta
- kako je saznao za nas (ako je preporuka obavezno upisati tko je preporučio pacijenta)
- ako je izvana koliko dugo ostaje
- što ga muči- napisati njegovim rječnikom (strah od boli/općeniti zahvati/ komplikacija, nepovjerenje, duljina terapije…)
- očekivanja: estetika, funkcija, isključivo medicinski razlozi, nerealna očekivanja
- što ga interesira kako bismo mogli u napomenu napisati vrstu rada – SANACIJA, PROTETIKA, ESTETIKA, PRIVATNA ORTODONCIJA, IMPLANTOPROTETIKA, ALL ON 4, ALL ON 6
- trenutno medicinsko stanje: dijabetes, razni medicinski zahvati, srce, tlak…
- prijašnja dobra/loša iskustva
- kroz razgovor ukoliko je moguće saznati koliko je pacijent spreman izdvojiti financija za rješavanje dentalnog problema
- osobni dojam o pac- JAKO BITNO!
-pacijentu moramo dati neke informacije koje su povezane s Poliklinikom-
- prvi pregled i konzultacije kod doktora su besplatni
- cijena ortopan snimka (rendgenski snimak obje čeljusti- 2D) je 200 kn
- cijena CBCT-a (3D snimak) je 600 kn
- doktor na tom terminu obavlja pregled te ako je moguće napravi plan terapije s iznosom u skladu s pacijentovim željama (koliko je moguće) kako bi pacijenti znali što se sve treba obaviti, koliko će vremenski trajati terapija i koliko to košta
- nakon pregleda ako pacijent pristane na terapiju pacijentu se rezerviraju termini po ponudi
– Termin PRVI PREGLED formiramo u šefov raspored u polja koja su predodređena za to (zelena boja)
– U programu- WINACTA- kliknemo na ikonu NOVI PACIJENT (Slika 2.) – U MATIČNE PODATKE upisujemo IME, PREZIME, BROJ MOBITELA (obavezno upisati 00385- nastavak pacijentovog broja), SPOL, upisati sebe pod DENTALNI SAVJETNIK i kako je stupio u kontakt s pac pod PRVI KONTAKT te ako smo saznali iz koje je države ili grada možemo to upisati u polje GRAD, DRŽAVA i nakon toga SPREMI (Slika 3.)
- nakon što napravimo karton pacijenta idemo u NARUČIVANJE te odabiremo termin koji smo dogovorili za prvi pregled, upisujemo u PACIJENT/NASLOV prvo upišemo prezime pa onda ime pacijenta- kliknemo 2 puta te bi se trebali pokazati svi njegovi podaci, nakon toga u napomenu napišemo koja je vrsta rada i ako smo dogovorili slikanje ortopana moramo napisati je li gratis ili se normalno naplaćuje, zatim pod VRSTA odabiremo prvi pregled ili pp stari pacijent ovisi kakav je pacijent (novi ili stari) i stisnemo POTVRDI (Slika 4. i 5.)
- ako je potrebno slikati ORTOPAN odlazimo u CBCT/ortopan s lijeve strane u naručivanju te u isto vrijeme kada je naručen pac upisujemo također termin pod istim imenom i prezimenom, u napomenu upisujemo je li ortopan gratis ili se normalno treba naplatiti i pod vrsta upisujemo dijagnostika ortopan ili ako se slika 3D onda odabiremo dijagnostika CBCT (Slika 6.)
- nakon što smo pacijenta naručili i završili s telefonskim razgovorom u WINACTI dopisujemo bilješke sa svim informacijama koje smo dobili telefonski, a mislimo da su važne za tijek pregleda (najbolje je napisati sve što smo s pac pričali kako bismo mogli jasnije i kvalitetnije ostvariti kasniju komunikaciju)
- odlazimo u PIPEDRIVE- pored tražilice stisnemo na ikonu + zatim PERSON, tu upisujemo ime, prezime, broj mobitela, status (neodlučan stavljamo), država, grad, kanal, prvi kontakt, potencijalna terapija i save- pod notes kopiramo bilješku iz winacte za istog pacijenta- zalijepimo te si dodamo sljedeću aktivnost- najčešće ide aktivnost DOLAZI LI NA TERMIN da provjerimo dan prije pregleda dolazi li ako nije sustavom prihvatio ili VIDI NAKON PP (Slika 7., 8., 9.)
TERMIN PRVOG PREGLEDA
- ČEKAONICA – dočekati pacijenta prije pregleda u čekaonici, dati pacijentu informirani pristanak/tablet te po potrebi pomoći mu, reći da ćemo prvo uslikati ortopan ili cbct te da ćemo pozvati sestru da to uradi, pozvati sestru da pacijentu uslika ortopan ili cbct nakon toga pripremiti u ordinaciji pacijentov karton i otvoriti ortopan da dočeka doktora te doktora breefirati o vrsti pacijenta (informacije koje smo upisali u bilješke zajedno s našim osobnim dojmom te da li je u srodstvu/poznanstvu s nekom našim pacijentom-bitno radi formiranja popusta)
- PACIJENT U ORDINACIJI- dok doktor vodi razgovor s pacijentom mi zapisujemo u bilješke tijek razgovora, sve bitno što je doktor rekao i pacijentove želje te se po potrebi ubacujemo u razgovor kako bismo nešto pojasnili pacijentu (laički objasnili)
– ako je pacijent kandidat za ALL ON 4, na pregledu šefa trebamo pitati za tranzicijsku liniju kako bismo mogli dr. Jeleni upisati kakva je i po potrebi šefa pitati želi li uslikati pacijenta da stavimo u karton
PREDAJA PLANA TERAPIJE S IZNOSOM ULAGANJA :
- Slanje na e-mail
– ponekad je potrebna dodatna dijagnostika ili očitanje CBCT-a – pacijentu se uruči VREĆICA POLIKLINIKE u kojoj je:
– fascikl poliklinike + vizitka osobnog dentalnog savjetnika + brošura
– naknadno se piše plan terapije i šalje e-mailom, ako nema mail dolazi po nju osobno u kliniku
– pacijent ne smije čekati na plan terapije dulje od 2 dana ili eventualno 3 ako brojimo vikend. Ako kasnimo sa slanjem nazovemo pacijenta i zamolimo za strpljenje i da nismo zaboravili na njega
– prije samog slanja plana terapije na e-mail nazovemo pacijenta i ako je moguće pokušamo dogovoriti da pacijent bude za računalom kad mu šaljemo mail kako bismo mu sve detaljno mogli objasniti i zajedno proći kroz stavke. Ako nije moguće poslati sve i dogovoriti termin kad bude imao vremena da zajedno prođete kroz sva dodatna pitanja.
-U mailu se šalje:
– plan terapije s iznosom ulaganja (ponekad ima više opcija-općenito pojasniti)
– fotografije ili linkovi sličnih prije /poslije situacija
– dokumentacija za osiguranje ako je dogovoreno
Odmah nakon pp-a
- imamo sve podatke i dijagnostiku – doktor odmah nakon pp-a piše PLAN TERAPIJE
- nakon pregleda dok doktor piše ponudu, pacijenta izvodimo iz ordinacije u čekaonicu, ponudimo kavom/čajem/vodom te vodimo prodajni razgovor, “ispitujemo teren“- teren za pregovaranje o ponudi, odobravanju popusta, načinu plaćanja, ako su pacijenti izvana nudimo mogućnost pisanja HEIL UND KOSTENPLANA , potreban smještaj tijekom terapije
- ponudu printamo i dajemo pacijentu na ruke, objašnjavamo stavke iz ponude te nudimo mogućnost gotovinskog popusta (prema dogovorenom protokolu za plaćanje)
- nakon što završimo s pacijentom, ponudu mu još jednom pošaljemo na mail
- pacijentu predati:
– vrećicu poliklinike + fascikl + plan terapije s iznosom ulaganja + vizitka osobnog dentalnog savjetnika
- ako pacijent na pregledu treba vađenje kod vanjskog kirurga i sljedeći termin je odmah za vađenje, doktora Breyera moramo podsjetiti da napiše uputnicu za vađenje
- nakon završetka prvog pregleda, ako pacijent plaća gotovinom svoj ortopan i/ili cbct snimak te ako je desk zauzet mi mu naplaćujemo tu stavku (važno nam je da pacijent na tu naplatu ne čeka duže od 5 minuta)
PROVJERA PONUDE
- nakon što doktor napravi ponudu, a prije nego je damo pacijentu obavezno provjeriti da li je sve potrebno stavljeno u ponudu
uvijek provjeriti: a) je li stavljeno čzk, pjeskarenje!
- b) kod ALL ON 4-A – uvijek treba ići: udlaga, th vitamin D, vađenje krvi za vitamin D, lijekovi nakon oralnokirurškog zahvata
- c) pitati šefa ili drugog doktora je li potreban ctg ili ffg u ponudi
- d) ako su u ponudi krunice treba provjeriti jesu stavljene i privremene krunice (ako se radi o zadnjim zubima tada doktori ne stavljaju privremene krunice jer se ne vidi, ali svakako bi se trebalo provjeriti to s doktorom)
- e) kada se zubi liječe- revizija (po potrebi, ako ima staro liječenje koje nije dobro), punjenje kanala, kompozitni kolčić i krunica
- f) pitati šefa treba li staviti paro th (dijagnostika)
POČETAK TERAPIJE
- cilj nam je odmah nakon pp-a dogovoriti prvi termin za početak terapije
- PRVI TERMIN ZA POČETAK TERAPIJE- ako je pacijent odmah pristao na terapiju te bi se mogli termini po ponudi odmah dati pacijentu kažemo da ćemo mu se povratno javiti jer kolege s recepcije nam rezerviraju sve termine za pacijente, u PIPEDRIVE stavljamo zadatak desku- Rezerviraj termine po ponudi te u napomenu napišemo koji mu termini odgovaraju, također pacijentu govorimo koliko bi novaca trebao donesti na prvi termin te što bi se radilo na tom prvom terminu (možemo, a ne moramo to reći), zatim upisujemo u bilješke da je pacijent pristao na ponudu te koliko donosi novaca na prvi termin, u naručivanju upisujemo također da pacijent zna za termin te da donosi određeni iznos.- npr ZNA ZA TERMIN- IVA Č, NAPLATA- 5000 KN- GOTOVISNKO- IVA Č (Slika 10.)
- dan prije prvog termina pacijenta podsjećamo na termin (porukom pitamo dolazi li na termin te da smo se dogovorili da taj dan donese određeni iznos novaca, a ako ne odgovori ništa na poruku možemo ga i nazvati. BITNO JE DA IMAMO PISANI TRAG DOGOVORENOG NAČINA PLAĆANJA)
