Pravovremen i točan prijenos informacija svima u poliklinici
Desk je središnje mjesto u poliklinici s kojeg dolaze i usmjeravaju se sve bitne informacije vezane za pacijente i organizaciju terapija ali i vezane za sve ostale zaposlenike u poliklinici. Bitno je reagirati brzo i sve informacije usmjeriti do osobe do koje trebaju doći, bili to dokotri, sestre ili osoblje iz ureda. Najčešće nam se obrate i za stvari za koje recepcija nije zadužena, samo je potrebno znati kuda tu osobu uputiti, i reći joj kome točno da se obrati.
Komunikacija između kolega s deska
Kolege s deska komuniciraju putem pipe aplikacije, u koju je upisuju svi zadaci i sve aktivnosti koje su bitne za odraditi tokom dana, i prilikom predaje smjene. Ukoliko nešto nije rješivo tokom naše smjene, bitno je za kolegu u popodnevnevnoj smjeni ostaviti što više infomacija kako bi se zadatak odradio najbolje moguće tokom dana. Zadaci su najčešće takve prirode gdje se moraju rješavati odmah, svaki zadatak koji pristigne tokom radnog dana zahtjeva da bude i odrađen do završetka smjene.
Organizacija zaprimanja/dostave (zuba, krvi, pošte, taxi, itd.)
Obzirom da je desk središnje mjesto svega, osoba koja radi je zadužena organizirati i prijevoz zuba od ordinacije do ordinacije (Gajeva – Viktorovac), organizirati odlaske u poštu, pozvati pacijentu taxi ukoliko je potrebno, odvesti ili organizirati tko vozi krv koja je tokom dana izvađena.
Organizacija smještaja
Smještaj rezerviramo u smještajnim jedinicama s kojima imamo potpisan ugovor, najčešće su to Apartmani Bokun i Apartmani Sladić, no ukoliko tamo nema raspoloživih smještajnih jedinica upit se šalje i u Hotel Panoniju. Troškove noćenja može pokrivati poliklinika ii pacijent sam. Ovisno kako je dogovoreno na početku. Najčešće za pacijente u th smještaj pokriva poliklinika za sve dolaske.
Smještaj prilikom prve posjete pacijenta rezervira ODS. Za svaki idući dolazak zadužen je desk. Pregledom bilješki u kartonu pacijenta doći ćemo do informacije kojem pacijentu je smještaj potreban a kome nije. Neki pacijenti van Hrvatske imaju svoje privatne smještaje u blizini. Takve informacije s pacijentom utvrđuje njihov ODS.
Potrebno je s pacijentom provjeriti kada točno dolazi, odnosno od kada mu je potreban smještaj i do kada ostaje. Upit o raspoloživosti smještajnih jedinica se šalje mailom prema dogovorenoj špranci.
Rezerviran smještaj se upisuje i u Naručivanje, pod rubriku Booking, te se odabire smještaj koji je za pacijenta rezerviran i upisuje se ime djelatnika koji je smještaj rezervirao radi lakšeg praćenja. Pacijentu se prije dolaska mora javiti na kojoj lokaciji je smješten, od kada do kada mu je smještaj rezerviran te kada se najranije može prijaviti u sobu i do kada je dužan odjaviti se (potvrdu rezervacije dobijemo na mail od smještajne jedinice).
Ponekad se pacijentu smještaj mora produžiti, čim to saznamo provjeravamo da li je smještaj u kojem već jesu slobodan koji dan duže, ako nije tražimo smještaj na drugoj lokaciji.
Mogući opertivni problemi u toku dana
Problem: ostavljanje papira na desku, informiranih upitnika, impantoloških kartona.
- Upisivanje informiranih upitnika, spremanje implantoloških kartona i upisivanje zadataka za nastavak terapije – tijekom smjene se svi papiri od tog dana/smjene moraju `riješiti`. Upisati sve potrebno, provjeriti podatke s informiranih, kod implantoloških kartona odraditi cijeli proces (tablica, pipe, registrator)
Problem: neoznačeni mailovi/propušteni pozivi
- Mailovi – uvijek označiti mail (zvjezdicom i tagom), da li je vezano za pac ili ne (crvena/ljubičasta zvjezdica), za koga je zadatak (desk, ured, Helena, Šef, Nina..) a ukoliko je za desk nakon što se obavi staviti da je riješeno.
- Kontaktirati propuštene pozive ukoliko su se u nekom trenu nagomilali, obično se događa da bude jako puno propuštenih poziva ali s malo brojeva, pacijenti kada nešto trebaju zovu po 6,7 puta. Potrebno ih je kontaktirati natrag da se izbjegnu konflikti/problemi.
Problem: ostavljanje zadataka za drugu smjenu s jako malo informacija.
- Sve upisivati, svaku informaciju koju pacijent kaže:
- kada dolazi opet, koliko ostaje
- zašto otkazuje termin, ukoliko je izolacija do kada traje izolacija, od kada bi mogli planirati idući termin
- ukoliko zove naš pacijent da ga boli ispitati sve odmah, šta boli, kakva je bol, konstantna/povremena, pije li tablete, da li je naotečen. Isto se radi i za hitne nove pacijente.
