(prenošenje informacija u svrhu provedbe poslovnih aktivnosti)
NASLOV MAILA
Naslov maila ili predmet maila nikada se ne izostavlja, naslov ne treba biti predug. Slanje emaila bez naslova nije profesionalno te Vas dovodi u poziciju da ga primatelj niti ne otvori. Naslov olakšava kasniju pretragu emailova u budućnosti.
VODITE RAČUNA O POČETKU I KRAJU MAILA
Poslovni email trebao bi se sastojati od:
- oslovljavanja primatelja- Poštovana/Poštovani
- sadržaja poruke
- pozdrava- Srdačan/Lijep pozdrav(izbjegavajte kratice ako se obračate prvi puta)
- -potpisa pošiljatelja
SADRŽAJ E-MAILA
Sažmite bitno, budite jasni i precizni. Nije poželjno pisati duge mailove. Bitno je imati razmake i istaknute stavke.
Uvijek sadržaj razdvojite u odlomke, po potrebi ‘boldajte’ bitno te ako nabrajate koristite ‘bullete’.
Ako šaljete privitak, obavezno to spomenite u mailu.
DOUBLE CHECK JE OBAVEZAN PRIJE SLANJA MAILA.
Budite na profesionalnoj razini, email nije tekstualna poruka i ne smije sadržavati emotikone. Uzmite u obzir da osobu s kojom se dopisujete ne poznajete ili poznajete površno te je navedeni primatelj Vaš poslovni partner ili klijent.
Akronimi poput TTYL-talk to you later, žargonizmi te vicevi nisu dozvoljeni. Nikad ne pišite email velikim slovima jer su ona digitalni ekvivalent vikanja, također, tamo gdje se početno veliko slovo piše, tu ga treba i upotrijebiti-rečenice u mailu ne mogu započinjati malim slovima kao ni nazivi nečega ili nekoga. Ne koristite dvosmislene rečenice, grube fraze, niti obračanje svisoka. Ostavite detalje za razgovor uživo ili telefonski razgovor.
Ne pišite email u žurbi jer primatelj sa druge strane ocjenjuje vašu profesionalnost i odnos prema poslu. Gramatika napisanoga vrlo je važna da bi Vas klijent/partner shvatio ozbiljno.
U slučaju da Vam netko ne odgovori na mail, u redu je nakon par dana ga podsjetiti jer time dajete dojam poslovnosti te ažuriranja svakodnevnog posla.
Osjetljivi sadržaji te poslovne tajne ne smiju se slati elektroničkom poštom. Ako ste emotivno uzrujani, to nije trenutak za slanje emaila. Također, delegiranje posla ili prebacivanje odgovornosti neprihvatljivi su za ovaj kanal komunikacije. Poslovnu komunikaciju emailom poželjno je koristiti tokom radnog vremena, ne izvan njega.
SJETITE SE DA PISANA KOMUNIKACIJA E-MAILOM OSTAVLJA TRAG.
Dok koristimo društvene aplikacije poput WhatsAppa ili Vibera u poslovne svrhe, poželjno je pozdraviti na početku obračanja te zahvaliti se i/ili pozdraviti na kraju pisanoga. Potpis nije nužan s obzirom da se zna tko je pošiljatelj ali nije na odmet.
