Organizacija smještaja
Smještaj rezerviramo u smještajnim jedinicama s kojima imamo potpisani ugovor, a najčešće su to Apartmani Bokun, Apartmani Sladić i Master apartmani, no ukoliko tamo nema raspoloživih smještajnih jedinica upit i u Hotel Panoniju.
Također smještaj rezerviramo i u Breyer apartmanu, koji je u vlasništvu naše poliklinike. Prvenstveno apeliramo da pacijenti budu smješteni u Breyer apartman. Troškove smještaja najčešće pokriva poliklinika, osobito za pacijente koji su u terapiji. Troškove smještaja može pokrivati i pacijent sam, ovisno kako je dogovoreno na početku.
Smještaj prilikom prve posjete pacijenta u polikliniku organizira i rezervira osobni dentalni savjetnik, no za svaki idući dolazak desk je dužan rezervirati pacijentu smještaj.
Većinom pacijenti koji žive van Hrvatske trebaju smještaj, no neki pacijent izvana imaju svoje privatne smještaje u Hrvatskoj. To uvijek možemo provjeriti u kartonu – bilješkama od pacijenta.
Najpotrebnije je s pacijentom dogovoriti i utvrditi kada točno dolazi i do kada mu je potreban smještaj, tj. do kada ostaje. Ukoliko je Breyer apartman zauzet, upit šaljemo smještajnim jedinicama mail-om prema unaprijed dogovorenim datumima s pacijentom. Također tamo dobijemo i potvrdu rezervacije od smještajne jedinice.
Primjer mail-a poslanog Apartmanu Bokun:
Poštovani,
sukladno našem ugovoru molim Vas za potvrdu slobodnog smještaja za našeg pacijenta prema slijedećem:
- Datum i okvirno vrijeme dolaska- 10.10.2022.-14.10.2022.
- Ime i prezime gosta – ….
- Vrsta usluge/sobe- jednokrevetna soba
- Tko plaća uslugu (plaća gost ili Poliklinika ) – Poliklinika Breyer
Molim Vas potvrditi sljedeće:
- Rezervaciju
- Broj sobe gost-a/iju
- Vrstu usluge
- Iznos usluge
- Plaćanje usluge nakon korištenja iste ( bez obzira plaća li pacijent Poliklinike ili Poliklinika)
Rezervirani smještaj upisuje se u Naručivanje, pod rubriku Booking. Odabira se smještaj koji je za pacijenta rezerviran, upisuje se ime djelatnika koji je sam taj smještaj rezervirao. Pacijentu se prije dolaska javlja na kojoj je lokaciji smješten, od kada do kada mu je smještaj rezerviran te kada se najranije može prijaviti u sobu i do kada je dužan odjaviti se.
Protokol za smještaj u Breyer apartmanu je malo drugačiji. Rezervirani smještaj također se upisuje u Winactu, Naručivanje, pod rubriku Booking. Obavezno je naznačiti da je pacijent smješten u Breyer apartmanu i tko je rezervirao smještaj. Ključevi apartmana Breyer drže se na Desku, na ulici Gustava Krkleca 15, te ih pacijenti tamo uzimaju i ostavljaju. Pacijent u sobu može ući, tj. CHECK-IN je nakon 15:00 (podložno promjenama u vanrednim situacijama), a odlazak iz sobe, odnosno CHECK-OUT je do 10:00 (podložno promjenama u vanrednim situacijama).
Za brigu o Breyer apartmanu uvijek se zadužena jedna osoba s Deska. Osim predaje ključa, osoba s Deska dužna je organizirati spremačicu. Spremačica se organizira telefonski ili putem SMS-a joj se šalje potvrda o dogovorenom roku za čišćenje i točno vrijeme kada pacijent napušta apartman i kada novi pacijent ulazi. Poruke i pozivi se obavljaju isključivo s mobitela Deska.
Način vođenja evidencije smještaja osmislio je desk. Napravljena je tablica u kojoj se vodi evidencija svih pacijenata koji su bili u Breyer apartmanu i tko je rezervirao smještaj određenom pacijentu. U tablicu se također unosi podatak koliko je puta bila potrebna spremačica i za koju vrstu čišćenja.
Čišćenje je uvijek obavezno nakon check-outa svakog pacijenta. Takvo čišćenje nazivamo temeljito čišćenje. Ukoliko je pacijent u stanu dulje od 5 dana nudi mu se osnovno čišćenje i zamjena ručnika (ne dogovaramo ništa dok pacijent ne odobri). Ako spremačica treba čistiti dok je pacijent u smještaju, čišćenje organiziramo dok je pacijent na terminu kod nas. U tom slučajno obavezno iskomunicirati s pacijentom na vrijeme dozvoljava li da spremačica počisti dok je on kod nas na terminu.
Ponekad se pacijentu smještaj mora produžiti, čim to saznamo provjeravamo je li smještaj u kojem je već smješten slobodan koji dan duže, ukoliko nije tražimo smještaj na drugoj lokaciji.
